Osztálytalálkozók szervezése Google Form alapokon

Ha csinálunk valamit, azt komolyan tegyük

Gyuri és Gabi bácsi régi középiskolai osztálytalálkozóinak - az első találkozás (1968) most lesz 50 éves ! - rendszeres szervezése első pillanatra reménytelen ügynek tűnhet.

De a "Google a mi barátunk" jegyében Gabi bácsi öt évvel ezelőtt merészet húzott.

A hagyományos - 5 évenként - összehívott, soros (Cirmi sicC innen !) 2012 -es találkozón felvetődött, hogy az idő előre haladtával sűríteni lehetne a találkozókat, hiszen ki tudja mit hoz az élet.

A megállapodás az lett, hogy évente találkozzunk, később ez féléventére sűrűsödött.

A találkozón örvendetesen nagy létszámban (29 -ből 23) vett részt az osztály, az előkészítést L. Gyuri bácsi (alias Lázi) végezte, ő volt a pionír.

Mivel Gabi bácsi szokása szerint tett néhány pikírt megjegyzést a nehézkes érintkezéssel kapcsolatosan, azaz rengeteg köremailt -t kellett végigolvasnia, ezért Lázi bácsi kiosztotta:

"Wazze ! Ha ilyen nagy a pofád, akkor csináld te !"

Gabi bácsi egy kicsit megszeppent, de felszívta magát.
Körülnézett a Google világában és rátalált a Google Form űrlap kiküldő megoldására. Mivel még a vacsora alatt sikerült pontosítani a résztvevők elérhető magán mail címeit, ezért nyeregben érezte magát:

• összeállította az osztály név, cím, telefonszám, mail, skype listáját és Cs. Laci bácsi kérésére még azzal is megtoldotta, hogy mindenkitől bekérte, hogy most éppen hol dolgozik, mivel foglalkozik

• revíziózott Excel táblát állított össze és azt szétküldte (a TÜV CERT auditorok borzalmas emberek, kerülje őket, aki csak tudja !)

Gyuri bácsi ezt a táblázatot elnevezte "csodatábla" -nak

Így most már könnyű volt köremail -eket írni, felgyorsult a kommunikáció, élő kapcsolat jött létre az osztálytársak között, Gabi bácsi évente bekérte a frissített adatokat.

És rövidesen bevetette a Google Form megoldást:

• a tavaszi-őszi találkozók előtt űrlapot küldött ki, amelyen bekérte az időpont-helyszín javaslatokat, megszavaztatta az osztályt

• könnyű helyzete volt, hiszen az űrlapra adott válaszok automatikusan gyűltek egy csatolt Google Sheet táblázatban, csak azt kellett figyelnie

 A minőségügy "lankadatlan fejlesztés" elvét betartva Gabi bácsi továbbfejlesztette a módszert:

• a találkozót követő ebéd/vacsora helyszínének webes étlapját bemásolta egy űrlapra és azt szétküldte, mindenki hetekkel az események előtt ki tudta választani a kedvenc ételét
• a beérkezett választásokat kis Excel szerkesztési munkákval személyekre és fogásokra bontott táblázatba szerkesztette és megküldte az étteremnek
• elmaradtak az időrabló rendelés felvételek, a megérkezés után azonnal lehetett tálalni és a célszemélyek elé rakni a rendelt ételeket, italokat

 
A rendszer bevezetésével Gabi bácsi útját könnyes szemmel hálálkodó üzletvezetők és a meghatottságtól zokogó főpincérek övezik.

És a slusszpoén: már egy Google Sites weboldala is van az osztálynak, ahol a kirándulás néhány képe is megtekinthető (felső menü, jobb oldal, IV. E. menüpont)


Mert a "Google a mi barátunk !"